Zorg in de eerste plaats voor een klik

Aangezien u gedurende het offshore traject veelvuldig moet samenwerken met de offshore projectmanager is het belangrijk dat er een klik is. Het is daarom aan te raden om, nadat u een projectvoorstel ontvangen heeft, een persoonlijk gesprek te voeren (via chat, Skype, VOIP) met uw projectmanager. Zorg ervoor dat  hij of zij begrijpt wat de doelstelling is van uw project en dat alle functionele en technische eisen voor u beide glashelder zijn. Let er ook op dat u dusdanig met uw offshore projectmanager kunt communiceren dat er geen ruimte is voor misverstanden. Bent u na dit gesprek nog steeds positief, dan kunt u het startsein geven voor de aanvang van het project.

Zorg dat de functionele beschrijving klopt

Elk project begint met een goede beschrijving. Deze functionele beschrijving bevat de projectdoelstelling(en) en beschrijft de verschillende features die gewenst zijn. Elk goed offshore bedrijf zal aanvullende vragen stellen als bepaalde zaken niet volledig duidelijk zijn. Zorg dat u altijd voldoende tijd vrij maakt om deze vragen te beantwoorden. Duidelijkheid is immers essentieel!
Omdat uw project uitgevoerd gaat worden door offshore programmeurs, die veelal geen Nederlands spreken, is het van belang om de initiële omschrijving in het Engels te formuleren. Indien u liever in het Nederlands communiceert of hulp nodig heeft bij het formuleren van de aanvraag in het Engels, kunt u zich in Nederland door een ervaren offshore consultant laten begeleiden.
Als alle details volledig duidelijk zijn, is de eerste belangrijke stap voor kwalitatieve software ontwikkeling gezet. Het offshore bedrijf zal op basis van uw functionele beschrijving plus uw antwoorden op hun vragen een projectvoorstel maken. Daarnaast wordt vaak een technische analyse gemaakt. Op basis van de beschrijving en de analyse wordt een prijscalculatie gemaakt, uitgaande van het vereiste aantal uren en de benodigde werkzaamheden. Omdat technische analyses vaak tijdrovend zijn, wordt er vaak een vergoeding voor gevraagd. Indien dat het geval is, zorg er dan altijd voor dat deze contractueel losgekoppeld is van de implementatieopdracht. Mocht u na de technische analyse namelijk niet zeker zijn van uw offshore partner, dan kunt u de analyse altijd aanbieden aan een andere IT-aanbieder en betaalt u dus niet dubbel voor dezelfde analyse.
Houd er rekening mee  dat niet alle projecten op basis van een vaste projectprijs aangeboden kunnen worden. Dat is bijvoorbeeld het geval als er gewerkt moet worden in bestaande code, als u mensen inhuurt voor een vaste periode, als bepaalde requirements niet volledig zijn, enzovoort. Alles hangt af van de aard en complexiteit van de projecten. Zorg dat dit vooraf duidelijk is.

Zorg dat u het hele proces goed kunt volgen

Vraag voor aanvang van uw project altijd naar een projectplanning en zorg dat u het proces van begin tot eind goed kunt volgen. Zorg dat u op de geplande oplevermomenten ook zelf voldoende tijd maakt om te testen en feedback te geven. Omdat beta versies wel eens eerder of later klaar zijn dan gepland, is het aan te raden in uw planning altijd  enige rekening te houden met onvoorziene zaken.
In de planning wordt ook afgesproken hoe vaak de voortgang gerapporteerd wordt. Meestal is dit eens per week. Het is belangrijk deze zaken voor aanvang van het project met uw offshore project manager te bespreken en af te stemmen.

Verzeker u van kwalitatief goede testprocedures

Software testen neemt veel tijd in beslag en moet zorgvuldig en gedetailleerd gedaan worden. Het is dan ook van groot belang dat er in de planning voldoende ruimte voor testen opgenomen is. Van u als klant mag worden verwacht dat u binnen een redelijke termijn een acceptatietest van de opgeleverde software uitvoert en daar een reactie op geeft.

Zorg voor goede online Project Management software
Zeker voor grotere applicaties zal er veel gecommuniceerd (moeten) worden tussen klant en offshore bedrijf. Online software om structuur te brengen in al deze communicatie is dan ook geen overbodige luxe. Met behulp van dergelijke software verloopt het implementatieproces veel efficiënter, zowel voor u en uw medewerkers als voor het offshore ontwikkelteam. Vraag uw potentiële offshore leverancier dan ook altijd of hij online Bugmanagement software of Project Management software gebruikt.

Zet al uw overeenkomsten op papier

Het is altijd goed om vooraf duidelijke en schriftelijke afspraken te maken. Zaken die u zeker op papier zou moeten zetten zijn:

• Wat wordt er opgeleverd?
• Wat is de prijs?
• Wanneer vindt de oplevering plaats?
• Wat zijn de support afspraken na oplevering?
• Wat is de prijs als er tijdens of na de implementatie additionele zaken toegevoegd moeten worden?

Maak duidelijke afspraken over de oplevering

• Wordt de software volledig geïnstalleerd op uw server of als installatiebestand opgeleverd?
• Is de software installatie inbegrepen in de prijs of niet?
• Krijgt u de beschikking over de volledige broncode, zodat u zelf wijzigingen aan kunt brengen? (Zonder de volledige broncode kunt u de software niet zelf (laten) wijzigen en bent u voor toekomstige wijzigingen en/of onderhoud afhankelijk van het offshore bedrijf  dat de software ontwikkeld heeft).

Het dient te allen tijde duidelijk te zijn wat er hoe en wanneer opgeleverd wordt. In veel gevallen zal het offshore bedrijf de voor u ontwikkelde software installeren en demonstreren op de eigen server, en wordt  deze pas na uw acceptatie en goedkeuring aan u overgedragen. Voorafgaand aan die definitieve oplevering is het raadzaam om over de volgende zaken na te denken en die goed af te stemmen met uw offshore partner:

Maak duidelijke afspraken over het onderhoud

Betaalt u na oplevering een maandelijks of jaarlijks bedrag voor onderhoud?  En zo ja, wat is er inbegrepen in dit onderhoud? Is het toegestaan dat de broncode van uw software later door u of een ander bedrijf gewijzigd wordt? Kost het extra om de volledige broncode in handen te krijgen? Zorg dat u antwoord heeft op deze vragen.

Regel de beveiliging, dataprotectie en intellectuele eigendomsrechten goed

Het is verstandig op papier te zetten wie bevoegd is om toegang te hebben tot de door u aangeleverde informatie. Voor grotere projecten of projecten waarin gewerkt wordt met gevoelige informatie kan een Non Disclosure Agreement (NDA) worden afgesloten. Veel IT offshore bedrijven werken standaard met een NDA. Het beschermen van gegevens en vertrouwelijkheid van software, data en informatie, leidt immers tot een win-win situatie voor zowel u als uw offshore bedrijf.

Verzeker  u van wederzijds vertrouwen en respect

Wederzijds respect en vertrouwen zijn de basis van elke goede samenwerking. Ook dient het commercieel belang aan beide zijden gedekt zijn. U mag van uw offshore partner te allen tijde verwachten dat afspraken nagekomen worden en dat uw project tijdig en voor de afgesproken prijs opgeleverd wordt. Moeten er echter aanvullende werkzaamheden plaatsvinden of onvoorziene wijzigingen doorgevoerd worden, dan is het heel normaal dat daar extra kosten voor in rekening gebracht worden. Uiteraard moet u altijd akkoord geven voor dergelijke extra werkzaamheden uitgevoerd worden.

Wilt u meer weten over Coders4You als offshorepartner? Neem dan contact met ons op.